Temat ochrony sygnalistów w związku z dyrektywą o sygnalistach oraz polskim projektem ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa jest bardzo aktualny. Poniżej opisujemy najważniejsze kwestie dotyczące zgłaszania naruszeń i zachowania bezpieczeństwa sygnalistów.
Sposoby zgłaszania naruszeń
Zgodnie z zapisami dyrektywy potencjalny sygnalista może wykorzystać aż trzy różne sposoby zgłaszania nieprawidłowości.
Naruszenie można zgłosić wykorzystując wewnętrzny kanał dokonywania zgłoszeń, który udostępnia podmiot prawny. Jest to kanał, który powinien być preferowany przez osoby dokonujące zgłoszeń. W sytuacji gdy sygnalista obawia się, że dokonanie zgłoszenia wewnętrznego wywoła działania odwetowe wobec niego, może pominąć kanał wewnętrzny i dokonać zgłoszenia przy wykorzystaniu kanału zewnętrznego.
Kanały zewnętrzne przyjmowania zgłoszeń o naruszeniach powinny być udostępnione wszystkim zainteresowanym osobom przez organy właściwe. Organy właściwe są to instytucje, które będą zobowiązane ustawą o ochronie sygnalistów do obsługi tego rodzaju zgłoszeń.
Trzecim sposobem zgłoszenia naruszenia jest ujawnienie publiczne, do którego powinno dojść dopiero w ostateczności. Jeżeli sygnalista posiada informację, która może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego albo obawia się działań odwetowych, które mogą go spotkać w momencie dokonania zgłoszenia zewnętrznego, jak również obawia się zmowy milczenia pomiędzy organem właściwym a sprawcą naruszenia – może posiadane informacje ujawnić publicznie. Może dojść do ujawnienia publicznego również wówczas, gdy osoba, która dokonała zgłoszenia wewnętrznego lub zewnętrznego nie otrzymała satysfakcjonującej odpowiedzi w wymaganych terminach.
Wewnętrzne i zewnętrzne kanały dla sygnalistów.
Wewnętrzne i zewnętrze kanały dokonywania zgłoszeń podlegają bardzo podobnym zasadom. Powinny one być tak zaprojektowane, ustanowione i obsługiwane w bezpieczny sposób, aby zapewniały anonimowość osobie dokonującej zgłoszenia i osobie trzeciej wymienionej w zgłoszeniu. Dostęp do informacji uzyskanych od sygnalisty powinny mieć tylko osoby upoważnione. Ustanowione kanały zgłoszeniowe muszą umożliwiać dokonywanie zgłoszeń na piśmie lub ustnie.
Zgłoszenie ustne może być dokonane:
- telefonicznie,
- za pomocą innych systemów komunikacji głosowej lub
- za pomocą bezpośredniego spotkania.
Zgłoszenie pisemne może być dokonane:
- listownie,
- z wykorzystaniem skrzynki-wrzutki znajdującej się na terenie organizacji,
- za pomocą dedykowanego konta e-mail,
- za pośrednictwem platformy online,
- za pośrednictwem platformy typu intranet.
Przy wyborze kanału zgłoszeniowego ważnym aspektem jest między innymi zapewnienie ochrony przed potencjalnymi działaniami odwetowymi, a także anonimowość i bezpieczeństwo zapewniona przez odpowiednie kanały np. od https://sygnalista24.info/. Ogromnie ważna jest również komunikacja z sygnalistą, w tym odpowiedź na zgłoszenie i przekazanie informacji dotyczących działań podjętych w wyniku zgłoszenia.