Nieodłącznym elementem funkcjonowania firmy – czy to większego przedsiębiorstwa, czy to jednoosobowej działalności gospodarczej – jest wystawianie faktur. Taki dokument można przygotować ręcznie lub za pomocą przystosowanego do tego programu. Druga opcja jest szczególnie godna polecenia, zwłaszcza w przypadku osób niewprawionych, ze względu na dużą automatyzację czynności i mniejsze ryzyko błędu. Sprawdź, dlaczego jeszcze warto i jak wybrać odpowiedni program do faktur.
Wystawianie i wysyłanie faktur jest bardzo ważną czynnością, a ustawa określa szereg elementów, które powinien uwzględniać dokument, by uznać go za prawidłowy i zgodny z przepisami. Właśnie dlatego sięgnięcie po odpowiedni program korzystnie wpływa na przebieg codziennych procesów w firmie.
Czy każda firma powinna mieć program do faktur?
Wystawianie dokumentów sprzedaży, w tym faktur VAT, jest obowiązkiem każdego podmiotu gospodarczego. Samodzielne przygotowywanie faktur końcowych może jednak być problematyczne, zwłaszcza w początkach działalności lub w przedsiębiorstwach z dużą liczbą transakcji. Mimo że programy do fakturowania nie są obowiązkowe, chętnie stosuje się je, aby ułatwić przebieg procesów, przyspieszyć prace, uniknąć ryzyka popełnienia błędów.
Im bardziej intuicyjny program i przyjazny interfejs, tym wygodniej się go obsługuje. W większości przypadków można napotkać dużą automatyzację generowania faktur na podstawie wprowadzanych danych.=, dzięki czemu gotowa i bezbłędna faktura VAT powstanie w kilka chwil.
Możliwości programów do wystawiania faktur
Program do faktur powinien być przyjazny i zgodny z obowiązującymi przepisami – więcej na ten temat przeczytasz na: https://www.rafsoft.net/program-do-faktur-start/. Ważne, aby udostępniał szereg funkcji. Wśród nich najbardziej przydatne są:
Możliwość wystawienia dokumentów, między innymi:
- faktur VAT,
- faktur bez VAT,
- faktur zaliczkowych,
- faktur uproszczonych,
- faktur wewnętrznych,
- faktur eksportowych,
- korekt faktur,
- faktur pro forma,
- rachunków i paragonów fiskalnych,
- faktur końcowych.
Przyda się także możliwość wystawiania innych dokumentów księgowych, w tym dokumentów KP/KW, raportów kasowych, rejestrów płatności, wezwań do zapłaty, noty korygującej czy noty odsetkowej.
Na co zwrócić uwagę, wybierając program do faktur
Funkcjonalność programu do faktur nie ogranicza się jednak do listy dostępnych dokumentów. Owszem, to, że znajdziesz tam wszystkie wzory jest bardzo wygodne, ale warto sprawdzić dodatkowe opcje, które obejmuje dostępny pakiet przedsiębiorcy. Najczęściej to właśnie one odróżnia płatny program do fakturowania o tych darmowych, o bardzo ograniczonej użyteczności.
Jakie rozwiązania są szczególne godne uwagi?
- Możliwość szybkiego wystawienia faktur
Na szybkość działania wpływają skróty klawiszowe, automatyczny cennik, baza kontrahentów czy możliwość klonowania faktur wcześniej wystawionych.
- Definiowanie wyglądu faktury
Możesz dostosować wzór do potrzeb, na przykład poprzez dodanie własnego logo firmy, nagłówków czy nie zmieniających się tekstów.
- Uproszczone funkcje faktur dla klientów zagranicznych
Jeśli twoimi klientami są firmy zagraniczne, warto wybrać program bazujący na wystawianiu faktur w różnych językach, pozwalający na zagraniczne dane kontrahentów i wyposażony w kalkulator walut.
- Eksport do wielu formatów
To przede wszystkim możliwość zapisania faktury w popularnych formatach (PDF, HTML, JPG, XML) i wysłania jej mailem.