Mężczyzna przed monitorem koptutera wystawia fakture alektroniczną+

Zasady wystawiania i przechowywania faktur elektronicznych

Faktury elektroniczne wystawiane i przechowywane są co do zasady według takich samych reguł, co faktury w wersji papierowej.

Jakie elementy powinny zawierać faktury elektroniczne?

Faktury elektroniczne zgodnie z obowiązującym porządkiem prawnym zrównane są z tradycyjnymi fakturami. Wystawiając fakturę elektroniczną należy zatem spełnić wymogi, które określone zostały dla dokumentów w wersji papierowej. W myśl z art. 106e ustawy o podatku od towarów i usług faktura, w tym efaktura, powinna zawierać:

  • datę wystawienia,
  • kolejny numer, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę,
  • imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
  • numer NIP lub PESEL podatnika,
  • numer NIP lub PESEL nabywcy towarów lub usług,
  • datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty,
  • nazwę towaru lub usługi,
  • miarę i ilość dostarczonych towarów lub usług,
  • cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku,
  • kwoty upustów lub obniżek cen,
  • wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
  • stawkę podatku,
  • sumę wartości sprzedaży netto,
  • kwotę podatku,
  • kwotę należności ogółem.

Ustawodawca wskazał też szczegółowe wytyczne dotyczące faktur, także faktur online, wystawionych przez określone podmioty lub odnoszących się do konkretnych towarów lub usług.

Jak wystawić efakturę?

Zgodnie z przepisami fakturą elektroniczną jest dokument zawierający wszystkie dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie, który wystawiony i otrzymany został w dowolnym formacie elektronicznym. Co istotne, wyboru formatu dokonuje podatnik. Fakturą online będą zatem zarówno dokumenty wystawione jako ustrukturyzowany komunikat XML, ale i pliki JPG, czy PDF.

Warto zauważyć, że tego rodzaju faktury elektroniczne różnią się od tych, których wprowadzenie do obrotu przewiduje projekt nowelizacji ustawy. Faktura ustrukturyzowana ma być odmianą faktury elektronicznej, która wystawiana i otrzymywana będzie przez podatników za pośrednictwem specjalnego krajowego systemu. Projekt zakłada, że stosowanie tego rodzaju faktur będzie początkowo dobrowolne, z czasem zaś – przyjmuje się, że od pierwszego kwartału 2023 roku – obligatoryjne.

O czym pamiętać wystawiając fakturę online?

Wystawiając faktury elektroniczne podatnik musi pamiętać o konieczności zapewnienia im:

  • autentyczności pochodzenia,
  • integralności treści,
  • czytelności.

Wybór sposobu zapewnienia tych cech należy do podatnika. Co istotne, w odniesieniu do efaktur poza wykorzystaniem kontroli biznesowych, które służą temu celowi, zapewnienie autentyczności, integralności i czytelności możliwe jest w razie wykorzystania:

  • kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
  • elektronicznej wymiany danych tzw. EDI.

Kwalifikowany podpis elektroniczny to poświadczony kwalifikowanym certyfikatem podpis, który wywołuje skutki takie, jak własnoręczny. Elektroniczna wymiana danych to zaś system elektronicznego przesyłania ustrukturyzowanych danych handlowych oraz innych dokumentów z bazy lub komputera jednej firmy do bazy lub komputera drugiej. Odpowiednio wdrożony system EDI ułatwia nie tylko wystawiania faktur elektronicznych, ale także obieg dokumentów w firmie, sprawdzanie faktur pod względem biznesowym i rachunkowym, czy też ich archiwizowanie.

Przechowywanie faktury elektronicznej

Faktury elektroniczne, podobnie jak dokumenty w wersji papierowej, muszą być przechowywane do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Termin ten wynosi 5 lat. Co ważne, sposób przechowywania efaktur nie został przez ustawodawcę określony w sposób szczegółowy. Dlatego przyjmuje się, że używane mogą być w tym celu dyski zewnętrzne, płyty CD, pendrivy. Korzystne może okazać się także wdrożenie systemu EDI, który umożliwia nowoczesną archiwizację.

Wymogiem określonym wprost w odniesieniu do przechowywania dokumentów, w tym faktur online, jest jedynie konieczność takiego gromadzenia, który zapewnia im:

  • autentyczność pochodzenia,
  • integralność treści,
  • czytelność.

Ponadto archiwizowanie powinno umożliwiać łatwe odszukanie w razie kontroli faktur elektronicznych.

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Witryna wykorzystuje Akismet, aby ograniczyć spam. Dowiedz się więcej jak przetwarzane są dane komentarzy.

Strona korzysta z plików cookies, aby korzystać z naszego portalu zaakceptuj - politykę prywatności.

The cookie settings on this website are set to "allow cookies" to give you the best browsing experience possible. If you continue to use this website without changing your cookie settings or you click "Accept" below then you are consenting to this.

Close