Właściwie każdy przedsiębiorca słyszał o usłudze profesjonalnego niszczenia akt. Wielu z nich nadal jednak nie do końca orientuje się, na czym polega taka pomoc. Dzisiaj rozwiewamy wszystkie wątpliwości i przybliżamy, jak wygląda utylizacja akt wykonana przez zawodowców.
Właściwie każdy przedsiębiorca słyszał o usłudze profesjonalnego niszczenia akt. Wielu z nich nadal jednak nie do końca orientuje się, na czym polega taka pomoc. Dzisiaj rozwiewamy wszystkie wątpliwości i przybliżamy, jak wygląda utylizacja akt wykonana przez zawodowców.
Sprawdzone procedury, czyli jak utylizuje się dokumenty ze specjalistami
Nie da się przeprowadzić jakiegokolwiek procesu na masową skalę, z uwzględnieniem kwestii bezpieczeństwa, bez precyzyjnego określenia procedur. Firmy, zajmujące się zarządzaniem dokumentacją swoich klientów doskonale zdają sobie sprawę z tego, że ich zleceniodawcy oczekują przede wszystkim ochrony danych, zawartych w aktach. Liczy się też sprawność działania. Chaotycznie działająca ekipa sprawiłaby przecież, że tak prozaiczna czynność, jak odbiór dokumentacji od klientów, zajmowałby dużo czasu.
Rhenus oraz inne przedsiębiorstwa działające w branży najpierw określają więc sposoby działania, a następnie działają zgodnie z tymi zasadami. W przypadku niszczenia dokumentów do takich etapów można zaliczyć:
- kontakt z klientem i ustalenie szczegółów wykonania usługi
Na tym etapie ustalony zostaje termin odebrania dokumentacji. Specjaliści dowiadują się też, czy klient będzie potrzebował pomocy z załadunkiem akt do pojemników. Na życzenie ekipa może bowiem opróżnić szafy i regały. Warto też uzgodnić wielkość pojemników. Przeważnie usługodawcy dysponują pojemnikami o różnej pojemności. Jednym z rozwiązań, na które nierzadko decydują się firmy, jest wcześniejsze zamówień kontenerów. Specjaliści zostawiają je w biurze, a klient może albo regularnie je zapełniać przestarzałą dokumentacją, albo samodzielnie za jednym razem opróżnić archiwa i umówić się po odbiór.
- odbiór dokumentów
W umówionym dniu ekipa stawia się po odbiór akt. Ważna jest sprawność działania, bo dzięki temu praca biura nie zostaje sparaliżowana, a obecność usługodawców zostaje niemal nieodnotowana. W obecności klienta pojemniki zostają szczelnie zamknięte. Od tej pory nikt nie będzie miał dostępu do ich zawartości. Każdy taki kontener posiada swój seryjny numer. Ta informacja zawarta jest na potwierdzeniu z odbioru dokumentacji, na którym klient składa swój podpis.
- transport dokumentów do instalacji niszczącej
Gdy akta zostaną już przeniesione do samochodu, rozpoczyna się ich podróż do obiektu, którym dokonana zostanie utylizacja. Samochód nie robi po drodze żadnych przystanków, tylko tak sprawnie, jak jest to możliwe, przewozi ładunek z punktu A do punktu B. Każdy samochód wyposażony jest w GPS, dzięki czemu klient, chociaż pożegnał się już ze swoją dokumentacją, doskonale wie, gdzie się ona akurat znajduje.
- niszczenie akt
Instalacje niszczące to potężne maszyny, które świetnie radzą sobie zarówno z plikami zwykłego papieru, jak i też z dyskami, spinaczami, segregatorami, pendrive’ami itp. Takie urządzenia działają bardzo sprawnie, więc już po chwili dokumentacja jest zniszczona. Po ukończonym procesie zleceniodawca dostaje poświadczenie z przeprowadzonej usługi. Czasem firma może chcieć obserwować utylizację, dlatego niektóre firmy na życzenie sporządzają materiał wideo z procesu niszczenia dokumentów.
Niszczenie dokumentów a bezpieczeństwo
Wyżej przedstawione etapy dowodzą, że korzystanie z pomocy specjalisty jest naprawdę wygodne. Ale jak przedstawia się tutaj kwestia bezpieczeństwa? Na tym polu tacy specjaliści również nie zawodzą. Oferują dużo bardziej atrakcyjną ochronę danych osobowych, niż jest w stanie zapewnić np. niszczarka biurowa. Wszystko wynika z faktu, że akt i dysków elektronicznych, wrzuconych do instalacji niszczącej nie da się już odzyskać w żaden sposób informacji. O bezpieczeństwie świadczy też wcześniej wspomniana ostrożność działania na każdym etapie realizacji usługi. Bezpieczne pojemniki, oficjalne certyfikaty wykonania utylizacji, potwierdzenia odbioru dokumentacji, lokalizowanie pojazdów, numery seryjne pojemników – dzięki temu wszystkiemu klient może mieć pewność, że jego aktami zajmują się prawdziwi profesjonaliści.