Odbycie delegacji wiąże się z istotnymi obowiązkami nie tylko po stronie pracownika. Szereg wymagań związanych z takim poleceniem służbowym stawiany jest również dla samego pracodawcy. W dużej mierze dotyczy to kwestii związanych z zakwaterowaniem pracownika na czas podróży oraz pobytu. Osoba przebywająca w delegacji musi mieć zapewniony nocleg i wyżywienie, a także miejsce do wypoczynku po pracy.
Delegacja pracownika a przepisy
Informacje związane z delegowaniem pracowników zostały zawarte w broszurze Państwowej Inspekcji Pracy. Przepisy dotyczące obowiązków pracodawcy znajdują się natomiast w rozporządzeniu MPiPS w sprawie należności, które przysługują z tytułu podróży pracownikom zatrudnionym w samorządowej lub państwowej jednostce sfery budżetowej. Dotyczy to również opłat za kwatery pracownicze. W praktyce warunki tam zawarte dotyczą wyłącznie budżetówki, dlatego pozostali pracodawcy mają prawo do samodzielnego ustalania warunków rozliczania delegacji. Finalne decyzje muszą się znaleźć w układzie zbiorowym, umowie o prace lub regulaminie wynagradzania.
Świadczenia dla pracowników
Pracodawca zlecający pracownikowi delegację jest zobowiązany do wypłaty określonych świadczeń. Ich wysokość ściśle zależy od specyfiki podmiotu zatrudniającego. W przypadku jednostek budżetowych państwowych lub samorządowych, wszystkie warunki są zawarte w rozporządzeniu MPiPS. Osobom zatrudnionym w firmach prywatnych, wytyczne związane z wypłacaniem należności z tytułu delegacji określane są indywidualnie przez pracodawcę. Pracownikowi przysługuje przede wszystkim zwrot kosztów za przejazdy i noclegi pracownicze, a także diety oraz inne udokumentowane wydatki. Zatrudniony jest zobowiązany do rozliczenia w terminie 14 dni od zakończenia delegacji.
Nocleg dla pracownika
Delegacja bardzo często wiąże się z koniecznością noclegu. Pracownikowi przysługuje wówczas zwrot kosztów za hotel pracowniczy, co odbywa się na podstawie przedłożonego rachunku. Kwota zwrotu za jedną dobę nie może wynieść więcej, niż dwudziestokrotność stawki diety. Mieszkania dla pracowników zawsze powinny zapewniać odpowiedni komfort osobom przebywającym na delegacji. Na terenie Trójmiasta atrakcyjną ofertę pod tym względem posiada firma Work Hostels, która udostępnia w pełni wyposażone pokoje pracownicze. Nowoczesny hostel dla pracowników powinien zapewniać dogodne możliwości transportu, a także bliską odległość od miejsca pracy.
Delegacja a czas pracy
Na fakt wliczenia delegacji do czasu pracy wpływa obowiązujący rozkład czasu pracy. Sam dojazd do hostelu i miejsca docelowego podlega wliczeniu do normy jedynie wówczas, gdy przypada na godziny wykonywania obowiązków przez pracownika. W praktyce dla osoby świadczącej pracę w godzinach od 8 do 16, delegacja wliczona jest wyłącznie do czasu pracy w tym przedziale. Jeżeli natomiast rozpoczyna się ona wcześniej lub kończy później, czas podróży nie jest wliczany do czasu pracy. Delegacja nie przypadająca na konkretne godziny nie może ograniczać gwarantowanego czasu na wypoczynek w hotelu pracowniczym, dlatego pracodawca ma obowiązek udzielenia czasu wolnego lub wypłaty odpowiedniego ekwiwalentu pieniężnego. Z tego względu warto wynajmować pracownikom mieszkania i pokoje spełniające odpowiednie standardy.
Transport na delegację
O rodzaju środka transportu użytego do odbycia delegacji decyduje pracodawca. Koszty przejazdu do miejsca kwaterunku mogą być zwracane na podstawie przedłożonych faktur lub biletów, a także opłat dodatkowych – np. za miejscówkę czy ulgę. Pracownik może tez udać się na delegację własnym pojazdem po wnioskowaniu o zgodę, jednak pracodawca nie musi na to przystać. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia, zatrudniony otrzymuje zwrot kosztów w wysokości odpowiadającej iloczynowi przejechanych kilometrów na podstawie stawki za kilometr przebiegu. Wartości te ustalane są przez pracodawcę, który ma tez obowiązek wypłaty ryczałtu na pokrycie kosztów dojazdami środkiem komunikacji miejscowej. Nie należą się one jednak pracownikowi, jeżeli nie ponosi takich kosztów.